ビジネス文書は、基本パターンを社内、部署内などでフォーマットを統一しておくと、作成の時間をぐっと減らすことができます。

ビジネス文書の基本はＡ４用紙１枚にまとめることです。
項目ごとに説明しましょう。

文書番号
あらかじめ文書番号の作成ルールを決め、左上に小さく書き添えておきます。
必ず必要なものではありませんが、文書番号を決めておくと、文書の整理・検索がしやすくなるメリットがあります。

日付
必ず入れます。文書の作成日ではなく、相手に届ける日付けです。郵送の場合はポストに投函する日、ファックスの場合は送信日となります。
なお、お祝いなど、日常的な文書でない儀礼文書では「○月吉日」とします。

宛先
他の部分より大きくレイアウトして目立たせます。「○○部長」ではなく、「部長　○○様」と書くことに注意してください。教師、医師、弁護士、政治家など、ふだん「先生」と呼ばれる人には「○○先生」にしましょう。

発信者
社外文書の場合、オフィシャルなものですから、役職者名で発信するほうがよいでしょう。また正式書類では、社判（角印）を押して提出します。

タイトル
必ず件名を入れます。「～」の件、「～」のご通知、「～」について、などとするのが一般的です。

本文
本文の構成は、【挨拶（前文）】【主文】【挨拶（末文】の３つです。挨拶の後の主文は、「さて」で始めます。

記
箇条書きで情報をまとめます。本文の中に入れてしまうと埋もれてしまうため、分けて整理するわけです。記書きの行頭は１～５文字程度頭を下げる、頭に「・」「●」をつける、①②③など数字で羅列する、といった方策をとると、読みやすくなります。

副文
手紙の「追伸」にあたる部分です。いったんしめたあと、文章をつけ足すときに使います。本文に入れてもよいのですが、副文にすることで他の情報と埋もれず、相手への注意を促すことができます。

担当者名
文書の作成者など、役職者と別に担当者がいる場合、連絡先を書き添えておきます。発信者名を担当者にした場合はそちらに連絡先を書きますので不要です。

• tweet
• 
•